Content van presentaties

Content? Ja, dit blog gaat over de effecten, die op kunnen treden indien u alsmaar dezelfde presentaties gebruikt voor verschillende soorten publiek.

We gaan ook kijken hoe u, ondanks dezelfde “standaard” presentatie, toch in staat kunt zijn om verschillende soorten publiek te bereiken.

Daarbij kunt u voor een passende oplossing zorgen, vandaar de titel van deze blog.

Hoe vaak gebruikt u dezelfde content?

Misschien heeft u, net als ik, een aantal presentaties die u bij meerdere gelegenheden kunt gebruiken.

De inhoud van een presentatie (dus niet de vorm) wordt vaak met het Engelse woord “content” aangeduid.

Wanneer u dezelfde presentaties vaak gebruikt kan de content gaan over om basiszaken, die duidelijk zouden moeten zijn, voordat u aan het eigenlijke onderwerp kunt beginnen.

Maar soms gaat het om specifieke onderwerpen, die voor meerdere soorten publiek aantrekkelijk of zelfs noodzakelijk kunnen zijn.

Presentaties met content over basiszaken

Elk verhaal heeft een inleiding nodig. Een aparte presentatie met basiszaken, vooraf gaande aan het eigenlijke onderwerp, kan dus heel nuttig zijn. In deze presentatie kunt u diverse kleine onderwerpen kwijt, zoals:

• Overzicht hoe vanuit een groter geheel naar een bepaald onderwerp te komen

• Hoofdblokschema van het specifieke onderwerp

• Belangrijkste functies, capaciteiten en eigenschappen

• Overzicht van veelgebruikte termen en afkortingen (indien van toepassing).

Specifieke onderwerp

Voor dit onderwerp is uw publiek naar u toegekomen.

Zij vonden dit juist interessant, of hun managers wilden graag dat ze dit onderwerp beheersen, zodat ze daar later mee aan de slag zouden kunnen. Enkele kenmerken van deze specifieke onderwerpen:

  • Afgebakend, wat betreft de diepgang
  • Zo gemaakt, dat een publiek met minimaal niveau voor dit werk, het toch nog kan volgen.
  • Meestal een presentatie, die op meerdere plaatsen ingepast kan worden.
  • De presentatie is op zichzelf staand en kan dus ook afzonderlijk gebruikt worden, mits het ingangsniveau van het publiek voldoende is.

Het eenvoudig “ombouwen” van bestaande presentaties

Een veel gebruikte methode om bestaande presentaties snel zo te bewerken, dat ze een specifiek onderwerp kunnen behandelen, is gebruikmaken van mogelijkheden om dia’s te verbergen (of in het Engels “Hide slide”).

Daarmee kunt u snel stukken overslaan om andere onderwerpen uit te sluiten of het niveau van detaillering te beperken.
Voorwaarde is wel dat u al beschikt voor een langere presentatie, die de informatie voor uw speciale presentatie al bevat.

Bij het inkorten van uw presentatie loont het meestal de moeite even stil te staan bij een Duits spreekwoord: “In der Beschränkung zeigt sich der Meister”. Het gaat er dus om, zoveel mogelijk weg te laten en daardoor de echte kern (met hoge waarde) over te houden.

Het eenvoudig samenstellen van een nieuwe speciale presentatie
Indien u andersom wilt werken (ten opzichte van de hierboven genoemde methode), is nog steeds het Duitse spreekwoord van toepassing.

U heeft nu wel meer vrijheid om de boodschap in een aantal kernachtige dia’s te verwoorden. Wie weet gaat deze presentatie straks toch weer deel uitmaken van een grotere. De mogelijkheden zijn immers eindeloos!

Praktijkvoorbeeld

Kort geleden werd ik gevraagd om een nieuwe groep jonge, hoog opgeleide, technische specialisten een introductiecursus te geven voor een bestaand, complex systeem.

Dat was voor mij niet de eerste keer; al veel vaker heb ik een zelf-samengestelde cursus van 5 dagdelen gegeven. Toch was er nu een nieuwe uitdaging: dit publiek had een hoger niveau, bestond uit slechts 4 personen en moest na de cursus met spoed aan de slag kunnen (tijdsdruk dus).

Deze uitgangspositie bracht mij ertoe om nog eens kritisch te bekijken of er teveel informatie in mijn presentaties stond, die in dit geval overbodig zouden zijn. Bovendien waren er een paar extra gebieden, waar veel interesse van het publiek voor bestond en die ik dus zeker niet mocht overslaan.

Het resultaat was dat ik van een aantal presentaties slechts een deel heb behandeld en daarna extra praktijktijd bij het complexe systeem heb ingelast, om hen zoveel mogelijk handvatten te geven bij hun nieuwe uitdaging. Bestaande presentaties zijn dus aangepast aan een bijzonder publiek (hoger opgeleid en een kleine groep) met een bijzondere opdracht met tijdsdruk.

Het gedeelte van de presentaties dat ik wel behandeld heb, was meestal aan het begin. Slechts hier en daar een aparte dia naar voren geschoven, omdat daar een goede samenvatting op uitgebeeld was. Als achtergrond info, heb ik ze wel de hele presentatie meegegeven.

Op de laatste dag heb ik een evaluatie gehouden, waar de volgende punten naar voren kwamen:
• Goed overzicht van de stof
• Direct toepasbaar in het dagelijks werk
• Verduidelijking op het complexe systeem
• Wel veel details, maar die kunnen ook later hun plaats krijgen.

Conclusies

Ongeacht of u bestaande presentaties al heeft en die ook vaak gebruikt, is er altijd een belangrijke factor om rekening mee te houden: uw publiek.
Want hoe vaak de presentatie ook gegeven is, afhankelijk van uw publiek kan het ervaren worden als te moeilijk, precies goed of juist veel te makkelijk.

De spreiding van niveau, maar ook interesse en voorkennis zorgen ervoor dat eigenlijk elke presentatie weer een nieuwe uitdaging vormt. Maar dan wel een die u veel genoegen kan brengen als het achteraf weer gelukt is om tevreden “klanten” over te houden.

Nog een tip: De enige manier om objectief vast te leggen hoe het gegaan is, is door het toepassen van een evaluatie. Dat kan mondeling, maar het is aan te bevelen om een korte schriftelijk lijst met vragen te laten invullen.

Daarmee kunt u ook achteraf de gegeven feedback weer toepassen in uw volgende presentatie!